Как я превратил тендеры в игру и выиграл: история одного отдела продаж

Тендеры — это скучно, запутанно и только для «своих»? А что, если я скажу, что это самый захватывающий квест в мире B2B, где ставка — миллионы, а главный приз — контроль над рынком?

Глава 1. Когда всё рушится — строим систему

В 2015 году я руководил отделом продаж в компании, которая участвовала в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Тогда это выглядело как игра на удачу: иногда выигрывали, чаще проигрывали. И никто не мог точно сказать почему.

Проблемы были классические:

• Не успели подать заявку.
• Ошибка в расчётах.
• Не учли ограничения на иностранное оборудование.
• Пролетели из-за одной бумажки.

Каждое поражение стоило нам денег, времени и нервов. А главное — демотивировало команду. Казалось, рынок тендеров закрыт для тех, кто не в теме. Мы боролись, но играли вслепую.

Глава 2. Первый шаг — зафиксировать, где теряем

Я начал с самого простого: таблицы. В Excel появилась строка на каждый тендер, колонка на каждую ошибку, гипотезу и урок. Мы считали, сколько времени уходит на подачу заявки, кто из менеджеров чаще ошибается, где мы чаще выигрываем и почему.

Очень быстро стало ясно: главная проблема — не в конкурентах. Она в нас. Мы не играли, мы реагировали. Нас постоянно застигала врасплох то документация, то сроки, то технические задания.

Глава 3. Второй шаг — персонализированная стратегия

Мы разделили все тендеры на три типа:

1. Гарантированные (мы соответствуем всем требованиям, цена средняя).
2. Агрессивные (мы демпингуем и заходим рискованно).
3. Имиджевые (небольшие, но престижные контракты — ради портфолио).

Под каждый тип разработали свой подход:

• Разные шаблоны документации.
• Разные скрипты звонков.
• Разные KPI по срокам и коммуникации.

Каждый менеджер теперь вел свой тендер как мини-проект. С дедлайнами, задачами, бэклогом. Это дало результат буквально за 2 месяца: средний процент попаданий в протоколы увеличился с 28% до 61%.

Глава 4. Кейс: как мы выиграли контракт на 7.5 млн против гиганта

Один из тендеров казался невозможным: крупный федеральный заказчик, огромный лот, сложные ТЗ, и главный конкурент — компания из «топ-5» поставщиков.

Мы сделали нестандартно:

• Проанализировали прошлые закупки этого заказчика.
• Поняли, что он ценит быструю логистику.
• Вместо «проходного» письма приложили подробный график поставок на карту региона.

Когда вышел протокол, мы победили с минимальным отрывом. В комиссии отдельно отметили «нестандартный подход и полное понимание логистики заказчика».

Глава 5. Автоматизация — не роскошь, а необходимость

Когда ты участвуешь в 3-5 тендерах в месяц — можно делать всё вручную. Когда в 30-50 — нет.

Мы начали с простых решений:

• Бот, который присылает новые закупки по фильтрам.
• Автоформирование справок и типовых приложений.
• Автоматические уведомления о дедлайнах.

Время на подготовку одного тендера сократилось с 6 часов до 1,5. Количество ошибок — почти в ноль.

Глава 6. Проблема незаменимых и как её победить

В каждом тендерном отделе есть один человек, который знает всё. И если он уходит в отпуск — всё встаёт. У нас тоже был такой. И это было нашей уязвимостью.

Мы ввели принцип «двойного ведения»:

• Каждый проект ведут два человека.
• Вся информация фиксируется в CRM и бэкапится.
• Все действия прозрачны, а процесс — живёт даже при смене людей.

Теперь у нас нет узких мест. Процесс стал устойчивым.

Глава 7. Самое главное — не техника, а психология

Ты можешь дать команде Excel, CRM, AI, шаблоны, дедлайны. Но если человек внутри считает, что тендер — это лотерея, он всегда будет проигрывать.

Мы вложились в обучение. Реальное. Без «корочек», зато с практикой, разбором кейсов, факапов и побед.

Мы начали с вопроса: «Почему ты боишься звонить заказчику?» И закончили тем, что каждый менеджер стал готов не только читать ТЗ, но и уточнять, переспрашивать, работать с заказчиком как партнёр.

Глава 8. Кейс: как мы отказались от демпинга — и стали зарабатывать больше

Раньше мы шли в минус, чтобы пробиться на рынок. Брали всё подряд, лишь бы выиграть. Итог — выгорание, убытки, текучка.

Мы изменили принцип:

• Берём только те тендеры, где можем дать ценность.
• Рассказываем в заявке не только про цену, но и про подход, гарантию, сопровождение.
• Не демпингуем, а аргументируем цену.

За год средняя маржа выросла на 38%. Количество выигранных тендеров стало меньше — но прибыль больше. Команда довольна, выгорания нет.

Глава 9. Что делать тем, кто только начинает

1. Не бойтесь начать с малого — даже одна победа в тендере может открыть двери на миллионы.
2. Создайте минимальную систему — таблицы, шаблоны, структура.
3. Понимайте заказчика — у него тоже есть KPI, сроки и страхи.
4. Учитесь каждый день — меняются законы, порталы, логика.
5. Не думайте, что вы хуже — даже маленькая компания может выиграть у гиганта, если подойдёт умнее.

Глава 10. Эмоции, которые остаются

Бизнес часто воспринимается сухо. Но я до сих пор помню звонок в 8 вечера от нашего менеджера:

— Сергей, мы взяли тендер чёрт побери!

Эти эмоции — настоящие. Потому что за каждым тендером — работа, ночи, нервы, вера.

Финал. А где здесь TenderCraft?

Да, мы сделали платформу. Да, она теперь помогает другим проходить тот путь, который мы уже прошли. Да, в ней — всё, о чём я написал: фильтры, ИИ, шаблоны, аналитика.

Но самое главное — не в этом. А в том, что тендеры перестали быть бюрократией. Они стали нашим полем для игры, роста, побед и смысла.

Присоединяйся к команде победителей!

Хочешь больше такой информации, кейсов и наблюдений? Подписывайся. Я не продаю. Я показываю, как можно иначе. И делаю это честно.

 

 Не играйте вслепую. Используйте то, что даёт преимущество.

TenderCraft — это не просто платформа.
Это знание, опыт, автоматизация и поддержка в одном окне.

Сергей Голушко
Руководитель отдела продаж TenderCraft,

Эксперт по тендерным операциям, продажам и автоматизации бизнес - процессов