Тендерный отдел на колёсах: как работает система, когда её нет
Тендерный отдел на колёсах: как работает система, когда её нет
Введение:
В мире, где побеждает не самый сильный, а самый быстрый и организованный, выигрывать тендеры без системы — это как ехать на «Жигулях» по трассе Формулы-1. Можно. Но зачем?
Каждый месяц к нам в TenderCraft приходят компании с одним и тем же вопросом:
«У нас вроде всё есть: опыт, документы, продукция. Почему не выигрываем?»
А дальше выясняется: у них нет тендерного отдела. Точнее, он есть… но на колёсах:
-
менеджер ищет закупки «на Авито, наугад»;
-
бухгалтер сканирует справки в обеденный перерыв;
-
юрист заполняет заявку ночью перед дедлайном;
-
директор сам ставит подпись, потому что некому.
И всё это — каждый раз с нуля. Без воронки. Без аналитики. Без контроля. Без системы.
В этой статье мы:
-
покажем, почему так работает плохо (даже если кажется, что нормально);
-
разберём реальные кейс-сценарии «тендеров без отдела»;
-
расскажем, как построить систему — без найма армии людей;
-
и покажем, как TenderCraft заменяет тендерный отдел на 90%.
Почему «тендерный отдел на колёсах» — это ловушка
1. Все делают всё и никто — за результат
Когда нет чёткого распределения ролей:
-
заявки готовятся «на потоке», но без стратегии;
-
теряются документы;
-
никто не считает конверсию, маржу, эффективность.
Кейс: компания из Иркутска участвовала в 24 тендерах за квартал. Выиграли 2. Но никто не понял, почему. Почему тут — да, а там — нет. Никто не фиксировал причины отклонений.
2. Нет центра принятия решений
Весь процесс зависит от одного человека. Он заболел — заявки не подаются. Он уволился — база в Excel пропала. Он перегружен — половина дедлайнов срывается.
Кейс: в компании из Воронежа все заявки готовил один тендер-менеджер. Когда ушёл — никто не знал, где шаблоны, что подавали в прошлом месяце, кто ведёт диалог с заказчиком.
3. Нет аналитики и прогноза
Решение — подаваться или нет — принимается по принципу «вроде интересно». Без анализа заказчика, конкуренции, маржинальности, частоты отклонений.
Кейс: компания из Уфы подалась в тендер, где за последние 4 года выигрывала одна и та же фирма. Их отклонили по формальному признаку. Аналитика в TenderCraft бы подсветила эту закупку как «низкий шанс победы».
Как выглядят такие тендеры изнутри
Каждый раз — как в первый раз
Вы не знаете, где искать. Не знаете, что подавали в прошлый раз. Не знаете, на каком этапе какая заявка. Всё — в головах. А не в системе.
Документы — в 5 разных папках
Часть — у юриста, часть — на флешке, часть — в Telegram. Найти актуальную версию договора — целая экспедиция.
Никакой автоматизации
Каждую заявку проверяют вручную. Ошибки — регулярны. Забыл подписать, не тот формат, просроченная выписка. Контракт ушёл к другому.
TenderCraft как «тендерный отдел в коробке»
TenderCraft — это не просто поиск тендеров. Это инфраструктура, которая заменяет отдел.
1. Поиск и фильтрация
— Более 200 площадок (44-ФЗ, 223-ФЗ, ЗМО, коммерция)
— Настраиваемые фильтры и шаблоны
— Исключение «мёртвых» закупок (с низким шансом)
2. Аналитика заказчиков и конкурентов
— История отклонений, побед, жалоб
— Рейтинг лояльности
— Прогноз вероятности победы
Пример: компания исключила из фильтра 12 заказчиков — с частыми жалобами и сомнительными результатами. Выигрывать стало проще.
3. Генерация и проверка заявок
— Сборка пакета по шаблону
— Автоматическая проверка ошибок
— Уведомления о просрочках, сроках, расхождениях
Кейс: ИП из Самары выиграл тендер на 1,1 млн благодаря системе, которая подсветила неверную справку. Успел заменить — прошёл.
4. Совместная работа
— Роли и уровни доступа (менеджер, юрист, директор)
— Комментарии, дедлайны, статусы
— Вся история — внутри системы
История: компания перешла в TenderCraft после 4 потерянных заявок из-за «человеческого фактора». Сейчас всё работает по часам.
5. Telegram-уведомления и ЗМО
— Горячие закупки малого объёма — каждый день
— Ссылка на карточку, быстрая проверка, моментальная подача
Как построить тендерную систему с нуля — без отдела
Шаг 1: Назначьте 1 ответственного, но не единственного
Пусть один координирует. Но роли — должны быть распределены.
-
Кто ищет;
-
Кто проверяет;
-
Кто подписывает;
-
Кто общается с заказчиком.
Шаг 2: Перенесите процесс в TenderCraft
-
Настройте фильтры;
-
Загрузите шаблоны документов;
-
Проведите тестовую подачу через систему;
-
Подключите Telegram-уведомления.
Шаг 3: Начните с ЗМО
Пусть первые победы будут быстрыми. Это важнее, чем крупные. Уверенность — работает на рост.
Шаг 4: Фиксируйте всё
— Сколько заявок подали;
— Сколько отклонений и почему;
— Какие заказчики опасны;
— Где был лучший результат.
TenderCraft всё это показывает в дашборде.
Заключение: без системы вы — лотерея. С системой — бизнес
Тендерный отдел — это не обязательно 5 человек. Это процессы. Процессы можно выстроить — и автоматизировать.
С TenderCraft:
-
Вы не боитесь ошибок — система их ловит;
-
Вы не теряете заявки — они все в воронке;
-
Вы не участвуете вслепую — у вас есть аналитика;
-
Вы не работаете одни — платформа работает с вами.
Что делать прямо сейчас?
-
Зарегистрируйтесь на TenderCraft.ru
-
Настройте фильтры и загрузите документы
-
Пройдите короткий путь от первой заявки до победы
-
Начните строить тендерный отдел — даже если вы один
Жду вас на борту.
С уважением,
Сергей Голушко
Эксперт по тендерным операциям, продажам и автоматизации бизнес - процессов
Руководитель отдела продаж платформы TenderCraft
#тендеры #госзакупки #TenderCraft #тендерныйотдел #автоматизацияторгов #закупки44ФЗ #ЗМО #тендернаяаналитика #работавсистеме #тендернаяворонка