Как не слить бюджет на участие в закупках: руководство выжившего
Как не слить бюджет на участие в закупках: руководство выжившего
Зачем вам эта статья?
Потому что участие в госзакупках может быть либо золотой жилой, либо дорогой и беспощадной ошибкой. И если вы уже проиграли 10 тендеров подряд, подали заявку без нужного документа или сорвали сроки, то вы понимаете, о чём речь.
Эта статья — не теория. Это честное руководство, как выжить в тендерном мире и не потерять ни деньги, ни нервную систему. С примерами, практикой и инструментами, которые реально работают.
Часть 1. Как компании сливают бюджет в закупках
1. Участвуют везде подряд
Бизнес думает: «Чем больше заявок — тем больше шансов». На деле:
-
на одну заявку уходит от 3 до 10 часов;
-
стоимость участия: оформление, юристы, бухгалтерия, обеспечение;
-
если тендер не ваш — это всё улетает в минус.
Пример: компания из Уфы подала 32 заявки за месяц, выиграла 1. Снижение — 35%. При этом на документы ушло больше 180 часов сотрудников. Финансово — минус.
2. Подаются без анализа заказчика и документации
Если вы не изучили:
-
как заказчик работает с участниками;
-
были ли жалобы;
-
сколько раз закупка отклонялась или признавалась несостоявшейся,
…вы просто играете в рулетку.
Ошибка: заказчик 5 лет выбирал одного и того же победителя. Новичок подался — заявку отклонили по формальному признаку. Время и ресурсы — впустую.
3. Не учитывают все затраты
Многие считают только цену товара. Но не считают:
-
логистику;
-
упаковку под ГОСТ;
-
обеспечение контракта;
-
НДС и банковские комиссии.
Пример: ИП из Тольятти вышел с минимальной ценой, выиграл. Когда посчитал всё после победы — понял, что работает в минус. Контракт выполнил, но ушёл из закупок на год.
4. Делают заявки вручную и ошибаются
Формальная ошибка = отклонение. Всё. Даже если у вас лучший товар.
Классика: не подписан документ, не в том формате, забыли приложить выписку.
5. Отправляют «на удачу» — без расчёта на победу
«А вдруг пройдёт» — это не стратегия. Это прямой путь к выгоранию.
Часть 2. Как сократить расходы и повысить шансы
Шаг 1. Работайте по модели "точного участия"
TenderCraft показывает, где действительно стоит участвовать:
-
по вашей нише;
-
с адекватной конкуренцией;
-
с прозрачным заказчиком.
Пример: клиент в сфере питания получил от системы фильтр с вероятностью победы >60%. За 2 месяца — 5 побед из 8 подач.
Шаг 2. Используйте аналитику по заказчикам и конкурентам
TenderCraft анализирует:
-
как заказчик ведёт себя в торгах;
-
кого выбирает и почему;
-
какие жалобы были в прошлом;
-
как конкуренты снижаются и выигрывают.
Пример: один из клиентов отклонил 6 закупок, где заказчик работал с «только своими». Сэкономил 40 часов работы отдела.
Шаг 3. Проверяйте каждую заявку автоматически
TenderCraft проверяет документы перед подачей:
-
что приложено;
-
что забыто;
-
где могут быть причины отклонения.
Кейс: ИП из Саратова загружает заявку — система сигнализирует об отсутствии справки. Исправили. Победили.
Шаг 4. Контролируйте команду и сроки
TenderCraft даёт вам:
-
доску задач;
-
роли (аналитик, подающий, юрист);
-
чёткий тайминг.
Пример: компания в сфере поставок сэкономила до 30% времени за счёт выстроенного командного подхода в системе.
Шаг 5. Начинайте с ЗМО
Закупки малого объема:
-
проще;
-
быстрее;
-
без жестких требований.
TenderCraft ежедневно выгружает такие закупки в Telegram. Это отличная тренировка и точка входа.
Часть 3. Рекомендации «выжившего» тендерного отдела
1. Не считайте количество заявок — считайте % попаданий
Лучше 10 заявок с 4 победами, чем 50 — с одной.
2. Учитывайте все скрытые затраты заранее
Добавьте в таблицу:
-
сопровождение;
-
банковские услуги;
-
логистику и упаковку;
-
цену задержки по оплате.
3. Заведите чёткий чек-лист по документам
Или автоматическую проверку в TenderCraft. Ошибки — главная причина отклонений.
4. Ищите не «все тендеры», а «свои тендеры»
Используйте фильтры, аналитику, историю побед. Не стреляйте в темноту.
5. Объединяйте людей в систему
Если юрист, экономист и менеджер работают порознь — теряются файлы, сроки и ответственность.
TenderCraft делает из хаоса процесс.
Заключение: выиграет не тот, кто активнее. А тот, кто умнее
Участие в закупках — это не спорт. Это стратегия. Здесь побеждает не тот, кто успел раньше, а тот, кто зашёл туда, где у него есть шанс.
TenderCraft — это не волшебная кнопка. Но это инструмент, который:
-
сокращает потери,
-
усиливает контроль,
-
показывает, где выигрывать выгодно.
Если хотите не терять, а зарабатывать на тендерах — начните с анализа. Потом — с системы. Потом — с побед.
TenderCraft: меньше шума — больше результата.
Жду вас на борту.
С уважением,
Сергей Голушко
Эксперт по тендерным операциям, продажам и автоматизации бизнес - процессов
Руководитель отдела продаж платформы TenderCraft