Новости

Как правильно подавать заявку на тендер: от ошибки к победе

Автор: Сергей Голушко, эксперт по закупкам и автоматизации тендерных процессов

Введение

Подача заявки на тендер — это не просто "отправить документы". Это как сдача экзамена, где проверяют не только знания, но и внимательность, дисциплину и понимание правил игры.

За последние годы я пересмотрел тысячи заявок. Видел, как сильные компании проигрывали из-за мелочей. И как новички выигрывали только потому, что подошли к делу внимательно.

В этой статье — всё, что нужно знать о подаче заявки: от структуры до психологических ловушек, которые мешают побеждать.

Почему заявки отклоняют: 5 главных причин

Формальные ошибки. Не подписали ЭП, не пронумеровали страницы, не тот формат файлов.
Не соответствуют требованиям ТЗ. Даже если товар лучше, чем просили — это всё равно повод для отклонения.
Неверно оформлены документы. В выписке не тот адрес, в доверенности не хватает реквизитов, в КП — опечатка в дате.
Копипаст без адаптации. Использование старых шаблонов, не учтены особенности нового тендера.
Отсутствие опыта у команды. Не знают, кто за что отвечает, кто проверяет финальный пакет.

Что должно быть в голове перед подачей заявки?

Заявка — это не "вот документы", а коммерческое предложение, но строго по регламенту.
Цель — не просто пройти этап, а сделать заявку сильнее, чем у других.
Главное: заявка — это ваш шанс на победу, но не ваша обязанность участвовать в каждом тендере.

Структура сильной заявки

1. Общая папка

Названа по номеру закупки.
Включает подпапки: Техническая часть / Ценовая часть / Административная часть.

2. Административные документы

Выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП
Учредительные документы (по требованию)
Копия устава (если нужно)
Доверенность или приказ на право подписи

3. Техническое предложение

Описание товара/работ/услуг
Подтверждение соответствия требованиям ТЗ
Сроки, гарантии, условия поставки

4. Ценовое предложение

В чётком формате: сумма цифрами и прописью
Отдельным файлом (если требуется)
Согласовано с ответственным за финансы

Чек-лист: проверка перед подачей

???? Все документы подписаны ЭП?
???? Файлы читаются и не повреждены?
???? Наименование и состав соответствует ТЗ?
????️ Документы разложены по папкам?
???? Финальный просмотр — двумя разными людьми?

Психология проигрыша: что мешает выиграть?

Спешка. Срок поджимает — не проверили. Отклонили.
Самоуверенность. «Мы и так выиграем, у нас лучший товар». Не помогает.
Распыление. Подают везде подряд — и теряют фокус.

3 совета, которые повышают шансы на победу

Работайте с шаблонами. Не с нуля, а по отработанной структуре. Но адаптируйте под каждый тендер.
Внедрите принцип двойной проверки. Один оформляет, другой — проверяет.
Оцените реалистичность участия. Не каждый тендер стоит вашего времени.

История из практики

Компания из малого бизнеса подавала заявки самостоятельно. Постоянно отклоняли за технические ошибки. Мы внедрили систему:

Шаблоны по видам закупок
Ответственный за проверку
Единый формат документов

Через 2 месяца — 3 победы из 5 поданных заявок. Без демпинга.

Вывод

Подача заявки — это процесс, в котором побеждает не самый дешёвый и не самый опытный, а самый внимательный и системный.

Подходите к этому как к подготовке важного досье. Используйте структуру, внедряйте контроль, оценивайте реалистичность. И выигрывайте больше.

Если нужен шаблон заявки, чек-лист или быстрый аудит ваших заявок — напишите. Помогу разобраться и усилить ваш процесс.