10 ошибок, которых стоит избегать при подготовке заявки на тендер

10 ошибок, которых стоит избегать при подготовке заявки на тендер

10 критических ошибок при подаче тендерной заявки — как не провалить участие Мета-описание: Узнайте, какие ошибки чаще всего совершаются при подготовке тендерной заявки и как их избежать. 

Вступление

Подготовка тендерной заявки — это не просто про документы. Это про точность, внимание, систему и репутацию. Здесь нельзя ошибаться — потому что цена ошибки может быть слишком высокой: упущенный контракт, потерянное доверие заказчика и потраченное время всей команды. Я сам видел, как отличные поставщики «вылетали» из-за мелочей. Именно поэтому я собрал для вас 10 самых частых и опасных ошибок, которых стоит избегать.

И главное: под каждой ошибкой — конкретный совет, который можно внедрить прямо сегодня.

Ошибка №1: Неполный пакет документов

Вы удивитесь, но это — причина номер один. Не приложили нужную бумагу, забыли скан лицензии или не указали ИНН — и всё, вы вне игры. Даже если всё остальное — идеально.

Что делать:

  • Перед началом работы внимательно прочитайте тендерную документацию.

  • Создайте чек-лист всех необходимых документов.

  • Проверьте комплектность перед отправкой заявки минимум дважды: самостоятельно и через коллегу.

Лайфхак: У нас в TenderCraft внутри платформы есть встроенный контроль комплекта заявки. Система подсказывает, если вы что-то забыли приложить.

Ошибка №2: Ошибки в заполнении форм

Форма — это не просто табличка. Это юридически значимый документ. Ошиблись в цифре, указали не тот КПП, пропустили поле — и заказчик может признать заявку несоответствующей.

Что делать:

  • Используйте только актуальные формы из тендерной документации.

  • Заполняйте всё аккуратно, не спешите.

  • Проверьте: все поля, все реквизиты, все подписи.

Мой совет: Когда в компании несколько человек участвуют в тендере, назначайте одного, кто «финализирует» заявку. Это снижает шанс ошибок в 3 раза.

Ошибка №3: Неверный расчёт цены

Когда я слышу фразу «у нас ошиблись в цене, потому что Excel подтянул не ту формулу» — мне хочется плакать. Потому что из-за одной цифры теряются миллионы.

Что делать:

  • Всегда учитывайте все обязательные расходы: налоги, логистика, упаковка, гарантийные обязательства.

  • Проверьте, как заказчик хочет видеть цену: общую или по позициям.

  • Сделайте два варианта расчёта: внешний (для подачи) и внутренний (для себя).

Совет: не экономьте на специалисте, который считает финальную цену. И да — пусть он не будет один. Пусть его проверит кто-то ещё.

Ошибка №4: Игнорирование технического задания

Есть компании, которые пишут: «а у нас продукция лучше, чем требует заказчик». Только это никого не волнует. Главное — соответствие требованиям.

Что делать:

  • Внимательно изучите ТЗ и проверьте, чтобы каждый параметр совпадал.

  • Если что-то непонятно — задайте запрос на разъяснение.

  • Вложите подтверждения: сертификаты, паспорта, описания.

Реальный кейс: клиент подал техпаспорт с «улучшенными характеристиками» — заказчик отклонил за несоответствие ТЗ.

Ошибка №5: Пропущенный срок подачи

Здесь даже говорить не о чем. Опоздал — всё. И плевать, насколько хороша заявка.

Что делать:

  • Внесите все дедлайны в CRM и Google Календарь.

  • Назначьте ответственного за подачу заявки.

  • Проверяйте ЭЦП, интернет, доступ к площадке за сутки до конца срока.

Мой приём: мы ставим дедлайн не «в день окончания», а на сутки раньше. Это даёт запас и снижает стресс.

Ошибка №6: Ошибки в обеспечении заявки

Подали не ту сумму, просрочили дату гарантии, выбрали банк вне перечня — и ваша заявка автоматически отклоняется.

Что делать:

  • Проверьте требования к обеспечению: сумма, сроки, формат (денежные средства или гарантия).

  • Работайте с банками, которые входят в перечень Минфина.

  • Убедитесь, что документ подписан, содержит все обязательные формулировки и не истекает раньше срока рассмотрения.

Подсказка: в TenderCraft можно проверить гарантию по реестру — это ускоряет работу и снижает риски.

Ошибка №7: Незнание актуальных норм законодательства

44-ФЗ и 223-ФЗ постоянно обновляются. А ещё меняются КБК, сроки, форматы цифровых контрактов. Если вы не следите — работаете по старым правилам.

Что делать:

  • Следите за новостями на ЕИС и в Telegram-канале TenderCraft.

  • Участвуйте в вебинарах и разборах с экспертами.

  • Раз в месяц обновляйте свою «внутреннюю методичку» по тендерам.

Мой подход: вся команда раз в неделю получает обзор важных изменений. Это входит в регламент.

Ошибка №8: Слабое коммерческое предложение

Даже если у вас лучший товар и идеальная цена — вы можете проиграть. Потому что заказчику непонятно, в чём ваша ценность.

Что делать:

  • Подумайте как маркетолог: «Почему заказчик должен выбрать именно нас?»

  • Напишите коротко и чётко: преимущества, выгоды, доп. услуги, гарантии.

  • Добавьте визуализацию: фото, схемы, графики (если допускается).

Пример: одна фраза «выполнили 120 контрактов аналогичного типа» может склонить чашу весов в вашу пользу.

Ошибка №9: Проблемы с переводом документации

Если тендер проводится на английском, китайском или казахском — автоматический перевод может вас подставить. Один некорректный термин — и весь смысл теряется.

Что делать:

  • Используйте профессиональных переводчиков, которые знают тендерную терминологию.

  • Проверяйте перевод «обратным способом» — с языка оригинала обратно.

  • Делайте глоссарий терминов, которые нельзя переводить дословно.

Пример: В контракте написано «обеспечение». Но что именно под этим понимается? Финансовое обеспечение заявки? Обеспечение гарантийных обязательств? А может, обеспечение выполнения работ? Одно слово — а три совершенно разных смысла, и каждый требует своих документов. Ошиблись с толкованием — и заказчик просто отклонит заявку без объяснений.

Ошибка №10: Отсутствие автоматизации

Когда заявка собирается «на коленке», вручную, без системы — ошибки неизбежны. Плюс теряется время.

Что делать:

  • Используйте TenderCraft — наша система сама найдёт тендер, подскажет ошибки, проверит документы.

  • Настройте шаблоны, напоминания, роли в команде.

  • Анализируйте конкурентов и повышайте шанс победы с помощью AI.

Факт: компании, автоматизировавшие подачу, выигрывают на 30% чаще. Это статистика по нашим клиентам.

Заключение

Подача заявки — это не про удачу. Это про систему. Про внимательность. Про выстроенные процессы. Каждый тендер — как экзамен, где мелочь решает всё. И тот, кто работает точно, выигрывает регулярно.

Избегайте этих ошибок — и вы не просто увеличите шанс на победу. Вы превратите тендеры в стабильный и предсказуемый канал роста для вашей компании.

С уважением, Сергей Голушко,

Эксперт по тендерным операциям, продажам и автоматизации бизнес-процессов.

Руководитель отдела продаж проекта TenderCraft 

человек, который знает, как сделать так, чтобы тендер работал на вас, а не вы — на него.

Дата публикации: 15.11.2024

На главную