Пошаговая инструкция по анализу тендерной документации: экспертные рекомендации

Пошаговая инструкция по анализу тендерной документации

Как прочитать между строк, избежать ошибок и выиграть с первого раза

Тендер — это не просто поиск «где податься».
Это полноценная работа с документами, цифрами, требованиями, логикой заказчика и — самое главное — с рисками, которые зачастую маскируются под красивые формулировки.

Многие проигрывают, даже не успев подать заявку. Почему?
Потому что не разобрались в тендерной документации.
Не прочитали внимательно.
Не поняли, что ТЗ написано под «своего».
Не учли «мелочи» в проекте контракта, которые потом выливаются в штрафы и убытки.

Я собрал здесь пошаговую, живую инструкцию, как анализировать документацию — по-настоящему, а не по списку из учебника.
С конкретикой, примерами, ошибками, которые мы ловили с командой.

Шаг 1: Извещение — это не формальность

Извещение — это как «обложка» тендера. Но именно в нём скрываются первые сигналы:

Какой способ закупки? Аукцион, конкурс, котировки или закупка у ЕП — это определяет сроки, формат заявки и то, как будет идти оценка.
Когда дедлайн? Срок подачи — часто ловушка. Если остался один день, а вы находитесь в другом регионе и не подписали МЧД — можно даже не начинать.
Какая начальная цена? Бывает, что цена красивая, но объём работ — в три раза больше рыночного. И наоборот.
Требования к участнику: лицензии, СРО, обороты, опыт — всё важно. Особенно, если это не ваш профиль.

Совет: Настройте в TenderCraft фильтры, которые сразу покажут подозрительные условия или укажут на отклонения от стандартов.

Шаг 2: Техническое задание — главное поле боя

Вот где кроется 80% будущих проблем.
ТЗ читают все. Но понимают — единицы.

Что важно:

Предмет закупки: реально ли вы это делали? Подходит ли вам оборудование?
Объёмы: были случаи, когда заказчик просил «1 комплект», но в приложении — 123 позиции на поставку.
Сроки: если поставка «через 3 дня» — это либо заказчик в отчаянии, либо уже есть тот, кто всё подготовил.
Место исполнения: особенно актуально, если это район с пропускной системой или транспортной недоступностью.

Пример из практики:
Один заказчик указал «поставка кабеля». Всё красиво, ГОСТ, метраж.
А в приложении — кабель проложить под землёй, со всеми земляными работами.
Цена осталась прежней.

Шаг 3: Проект контракта — в него потом всех «ловят»

Когда победили, кажется, что всё — теперь можно расслабиться.
Но если не читали контракт — расслабляться точно рано.

В проекте нужно смотреть:

Условия оплаты: аванс или по факту? 30 дней или «по мере поступления средств»?
Штрафы: особенно за просрочку на 1 день. Некоторые заказчики ставят до 10% за каждую «ошибку в бумажке».
Гарантийные обязательства: бывает, что на простую поставку просят гарантию 3 года.
Расторжение: одностороннее? Без права обжалования?

TenderCraft умеет находить нестыковки в проектах контрактов, сравнивая с похожими закупками. Особенно помогает, когда вы не юрист, а отвечаете за всё сразу.

Шаг 4: Требования к заявке — формальности, которые решают всё

Самая обидная причина отклонения — когда забыли приложить один файл.

Вот что чаще всего просят:

Устав, ОГРН, ИНН, выписку из ЕГРЮЛ
Справки из ФНС и ПФР
Документы, подтверждающие опыт (контракты, акты, благодарности)
Лицензии, СРО, сертификаты — особенно в медицине и стройке

Ошибка новичков: у заказчика написано: «Приложить декларацию соответствия». И многие думают — речь про продукцию. А на самом деле — про декларацию участника по статье 31.

Система TenderCraft показывает, что именно требуется прикрепить, и сверяет с архивом — прикладывали ли вы это ранее.

Шаг 5: ⚖️ Методика оценки заявок — как заказчик выберет победителя

Многие думают: «Главное — цена». Но это не всегда так.

Что может быть в критериях:

Цена — от 60% до 100% (если 100%, значит только аукцион)
Качество — особенно в конкурсах, здесь важны регалии, опыт, оборудование, персонал
Сроки исполнения — кто быстрее — тот выигрывает (не всегда безопасно!)
Наличие сервисного обслуживания, офиса в регионе, запасных частей и пр.

Бывает, заказчик просит «детализированную методику оценки». Но на практике — оценивают «на глаз». Вычислить это можно по предыдущим закупкам. TenderCraft это умеет.

Шаг 6: Обеспечения — не забудьте про деньги

Что может потребоваться:

Обеспечение заявки — как правило, от 1% до 5% от НМЦК.
Можно деньгами, можно банковской гарантией.
Обеспечение исполнения контракта — 5%–30% от НМЦК
Обеспечение гарантийных обязательств — бывает редко, но больно

В TenderCraft есть функция сравнения: какая практика у этого заказчика. Это помогает понять, не завышены ли требования.

Шаг 7: Ограничения и преференции — не проспите свой шанс

Иногда в документации есть:

Ограничения на иностранных поставщиков
Преференции СМП/СОНКО
Обязательное наличие производства в РФ или в определённом регионе
Поставки только по ГОСТ/ТУ определённых годов

Если вы — СМП, это ваш плюс.
Если иностранный товар — можно не пройти.

Шаг 8: Финальный анализ — идти или не идти?

После изучения всех пунктов — задайте себе честные вопросы:

Есть ли риск срыва сроков?
Потянем ли по деньгам? (учитывая все обеспечения)
Есть ли что-то подозрительное в проекте контракта?
Кто заказчик и как он работает? (можно посмотреть в TenderCraft)

И главное — сможем ли исполнить контракт качественно и в срок?

Если ответ «да» — вперёд.
Если есть сомнения — лучше отказаться. Репутационные и финансовые потери того не стоят.

Как упростить себе жизнь: анализ за 5 минут

Если у вас десятки тендеров в день — ручной анализ просто невозможен.

В этом помогает TenderCraft:

находит риски в документации;
сверяет условия с рынком;
показывает подозрительные пункты;
предупреждает об ошибках до подачи;
автоматически заполняет типовые документы.

Это ваш тендерный помощник, который читает документы не «на глаз», а по логике и нормативке.

Вывод

Анализ тендерной документации — это не «проверка по чек-листу».
Это — навык. Опыт. И понимание того, что между строк написано больше, чем в самих пунктах ТЗ.

Хочешь выигрывать — научись видеть, где тебя могут подловить.

А если времени нет — подключай инструменты, которые это сделают за тебя.

TenderCraft был создан именно для этого.
Я сам прошёл через сотни тендеров. Знал, как больно ошибиться из-за одного пункта.
Теперь — мы даём другим участникам шанс этого избежать.

✍️ Сергей Голушко
Руководитель TenderCraft, эксперт по контрактной системе