Новый регламент электронной приёмки товаров и услуг с 1 октября 2025 года: что изменится для поставщиков

Введение

Цифровая трансформация государственных закупок неуклонно движется вперед, и одним из ключевых элементов этого процесса является электронная приёмка товаров и услуг. С 1 октября 2025 года внедряются новые, более строгие и регламентированные правила, направленные на повышение прозрачности, ускорение процессов и снижение административных издержек. В этой статье мы подробно рассмотрим все изменения, которые ожидают поставщиков, а также дадим практические рекомендации по их подготовке.

Ключевые изменения

1. Обязательное использование Единой информационной системы (ЕИС)

Все документы, связанные с приёмкой товаров и услуг, теперь должны формироваться и подписываться исключительно в Единой информационной системе (ЕИС). Это требование распространяется на акты приёмки, товарные накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы.

Преимущества ЕИС:

• Централизация данных: Все данные о приёмке будут храниться в единой базе данных, что упрощает их поиск и анализ.

• Прозрачность: Все участники процесса смогут отслеживать статус документов в реальном времени.

• Автоматизация: ЕИС интегрирована с другими системами, что позволяет автоматизировать многие процессы, такие как проверка соответствия товаров заявленным требованиям.

Как подготовиться:

1. Регистрация в ЕИС: Убедитесь, что ваша компания зарегистрирована в ЕИС и имеет действующий аккаунт.

2. Настройка систем: Проверьте, что ваши внутренние системы (ERP, CRM и т.д.) совместимы с ЕИС и настроены для работы с ней.

3. Обучение персонала: Проведите обучение сотрудников, чтобы они могли корректно использовать ЕИС и формировать необходимые документы.

2. Строгие сроки для рассмотрения и подписания актов

С 1 октября 2025 года устанавливаются более жесткие сроки для заказчика на рассмотрение и подписание актов приёмки. Любое затягивание процесса теперь должно быть аргументировано, иначе заказчик может быть привлечен к административной ответственности.

Сроки рассмотрения актов:

• Для актов по поставке товаров: Не более 5 рабочих дней с момента получения акта.

• Для актов по оказанию услуг: Не более 10 рабочих дней с момента получения акта.

Преимущества строгих сроков:

• Ускорение процессов: Сокращение сроков рассмотрения актов позволяет быстрее осуществлять оплату по контрактам.

• Снижение рисков: Четкие сроки снижают вероятность ошибок и злоупотреблений.

Как подготовиться:

1. Оптимизация процессов: Убедитесь, что ваши внутренние процессы по работе с актами соответствуют новым срокам.

2. Контроль сроков: Внедрите систему контроля за соблюдением сроков рассмотрения актов.

3. Подготовка документов: Убедитесь, что все необходимые документы для приёмки готовы заранее.

3. Требования к электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Все участники процесса — заказчики и поставщики — должны использовать квалифицированную электронную цифровую подпись (КЭП) для подписания документов в ЕИС. Использование неквалифицированной подписи запрещено.

Преимущества КЭП:

• Юридическая сила: Документы, подписанные КЭП, имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные собственноручной подписью.

• Безопасность: КЭП обеспечивает высокий уровень защиты данных.

Как подготовиться:

1. Проверка ЭЦП: Убедитесь, что ваша электронная цифровая подпись актуальна и действительна. Если срок действия подписи истекает, необходимо заранее её продлить.

2. Получение КЭП: Если у вас нет квалифицированной электронной подписи, обратитесь в удостоверяющий центр для её получения.

3. Информирование сотрудников: Обучите сотрудников правилам работы с КЭП и убедитесь, что они могут корректно её использовать.

Практические рекомендации для поставщиков

1. Проверка готовности внутренних систем

Перед вступлением в силу нового регламента необходимо провести тщательную проверку готовности ваших внутренних систем к работе с ЕИС. Убедитесь, что:

• Ваши ERP и CRM системы совместимы с ЕИС и настроены для корректной работы.

• У вас есть доступ к необходимым модулям и функциям ЕИС.

• Ваш персонал обучен работе с ЕИС и КЭП.

2. Обучение персонала

Новый регламент требует от поставщиков знания и соблюдения ряда новых правил и процедур. Проведите обучение для всех сотрудников, которые будут участвовать в процессе приёмки товаров и услуг. Особое внимание уделите:

• Правилам работы с ЕИС.

• Требованиям к формированию и подписанию документов.

• Порядку контроля сроков рассмотрения актов.

3. Проверка актуальности ЭЦП

Убедитесь, что ваша электронная цифровая подпись (ЭЦП) актуальна и действительна. Если срок её действия истекает, заранее обратитесь в удостоверяющий центр для продления. В противном случае, вы не сможете подписывать документы в ЕИС, что приведет к задержкам в процессе приёмки и оплаты.

4. Подготовка документов

Заранее подготовьте все необходимые документы для приёмки товаров и услуг. Убедитесь, что у вас есть все шаблоны и формы, которые могут потребоваться в процессе работы с ЕИС. Это поможет избежать задержек и ошибок при оформлении актов.

5. Контроль сроков

Внедрите систему контроля за соблюдением установленных сроков рассмотрения актов. Это позволит вам оперативно реагировать на возможные задержки и избежать штрафов и других санкций.

Заключение

Внедрение нового регламента электронной приёмки товаров и услуг с 1 октября 2025 года потребует от поставщиков значительных усилий по подготовке. Однако соблюдение всех требований и рекомендаций позволит вам не только избежать административных штрафов, но и повысить эффективность работы с государственными контрактами.